Polityka prywatności 

I. Informacje ogólne

Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej ETER International Anima Festival, udziałem w festiwalu, zapisem na newsletter, zakupem biletów, zgłaszaniem filmów, udziałem w warsztatach oraz kontaktem z organizatorem.

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Filmowe FilmETER z siedzibą przy ul. Kpt. Franciszka Żwirki 21/66, 90-539 Łódź.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z administratorem pod adresem e mail: stowarzyszenie@filmeter.pl.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, czyli RODO.

II. W jakich celach przetwarzamy dane

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• prowadzenie strony internetowej festiwalu,
• obsługa formularzy kontaktowych,
• prowadzenie newslettera,
• sprzedaż i obsługa biletów,
• obsługa płatności,
• obsługa kont użytkowników, jeśli taka funkcja jest dostępna na stronie,
• przyjmowanie i obsługa zgłoszeń filmów do konkursów,
• organizacja konkursów filmowych,
• organizacja warsztatów, spotkań, pokazów i wydarzeń towarzyszących,
• obsługa uczestników festiwalu, w tym dzieci i ich opiekunów,
• prowadzenie akredytacji, zapisów lub rejestracji,
• kontakt organizacyjny z uczestnikami, twórcami, gośćmi, partnerami i mediami,
• dokumentowanie przebiegu festiwalu w formie zdjęć i nagrań video,
• promocja festiwalu i działalności organizatora,
• prowadzenie statystyk i analiz działania strony,
• zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej,
• realizacja obowiązków księgowych, podatkowych i prawnych,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

III. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania ze strony i udziału w festiwalu możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e mail,
• numer telefonu,
• dane podane w formularzach,
• dane dotyczące zgłoszonego filmu,
• dane twórców, producentów, dystrybutorów lub osób reprezentujących film,
• dane potrzebne do zakupu biletu,
• dane rozliczeniowe,
• informacje o zamówieniu i płatności,
• dane uczestników warsztatów,
• dane rodziców lub opiekunów prawnych dzieci,
• wizerunek utrwalony na zdjęciach lub nagraniach video,
• adres IP,
• dane przeglądarki,
• dane urządzenia,
• pliki cookies,
• dane statystyczne i analityczne dotyczące korzystania ze strony.

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach jest konieczne do skorzystania z określonych usług. Dotyczy to na przykład zakupu biletu, zapisu na warsztaty, zgłoszenia filmu, zapisu do newslettera lub uzyskania odpowiedzi na wiadomość.

IV. Formularze na stronie internetowej

Strona internetowa może zawierać formularze kontaktowe, zgłoszeniowe, akredytacyjne, warsztatowe, newsletterowe lub inne formularze związane z organizacją festiwalu.

Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji danego formularza. Może to być na przykład obsługa wiadomości, zapis na wydarzenie, udział w warsztatach, rejestracja uczestnika, obsługa zgłoszenia lub przesłanie informacji organizacyjnych.

W formularzach administrator może wskazać dodatkowe informacje dotyczące celu przetwarzania danych, zakresu danych oraz wymaganych zgód.

V. Newsletter

Osoby zainteresowane informacjami o festiwalu mogą zapisać się do newslettera.

Dane do newslettera są zbierane przez formularz dostępny na stronie internetowej, a następnie obsługiwane przy wykorzystaniu systemu GetResponse.

W celu prowadzenia newslettera administrator przetwarza przede wszystkim adres e mail, a w niektórych przypadkach także imię lub inne dane podane dobrowolnie w formularzu.

Newsletter może zawierać informacje o festiwalu, programie, naborach, konkursach, warsztatach, wydarzeniach towarzyszących, działaniach organizatora oraz innych treściach związanych z ETER International Anima Festival.

Podstawą przetwarzania danych jest zgoda osoby zapisującej się do newslettera.

Zgodę można wycofać w każdej chwili. Można to zrobić poprzez link rezygnacji znajdujący się w wiadomości newsletterowej albo kontaktując się z administratorem pod adresem: stowarzyszenie@filmeter.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

VI. Zakup biletów i płatności

Zakup biletów na wydarzenia festiwalowe może odbywać się za pośrednictwem sklepu internetowego opartego o WooCommerce.

W związku z zakupem biletu administrator może przetwarzać dane niezbędne do realizacji zamówienia, w szczególności imię i nazwisko, adres e mail, dane rozliczeniowe, informacje o zamówieniu, status płatności oraz dane potrzebne do obsługi reklamacji, zwrotów lub kontaktu z kupującym.

Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznych operatorów płatności, w szczególności Przelewy24 oraz usługi płatnicze dostępne w ramach WooCommerce.

Dane płatnicze są przetwarzane przez operatorów płatności zgodnie z ich własnymi regulaminami i politykami prywatności.

Podstawą przetwarzania danych związanych z zakupem biletu jest wykonanie umowy, wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na obsłudze zamówień, reklamacji, zwrotów i ewentualnych roszczeń.

VII. Zgłoszenia filmów przez FilmFreeway

Zgłoszenia filmów do konkursów festiwalowych mogą być obsługiwane za pośrednictwem platformy FilmFreeway.

W przypadku zgłoszenia filmu przez FilmFreeway dane mogą być przetwarzane zarówno przez administratora, jak i przez platformę FilmFreeway, zgodnie z zasadami tej platformy.

Administrator przetwarza dane zgłoszeniowe w celu przyjęcia zgłoszenia, oceny filmu, kontaktu ze zgłaszającym, przeprowadzenia selekcji, organizacji konkursów, przygotowania programu festiwalu, publikacji informacji o filmach zakwalifikowanych do programu oraz realizacji pokazów.

Dane mogą obejmować w szczególności imię i nazwisko osoby zgłaszającej, adres e mail, dane twórców, producentów lub dystrybutorów, informacje o filmie, materiały promocyjne, dane techniczne filmu oraz informacje wymagane w procesie zgłoszenia.

Podstawą przetwarzania danych jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, prawnie uzasadniony interes administratora oraz, w wybranych przypadkach, zgoda osoby, której dane dotyczą.

VIII. Warsztaty i udział dzieci w festiwalu

W ramach festiwalu mogą odbywać się warsztaty, spotkania i wydarzenia skierowane również do dzieci.

W przypadku udziału dziecka w warsztatach lub innych aktywnościach administrator może przetwarzać dane dziecka oraz dane rodzica lub opiekuna prawnego.

Dane te są przetwarzane w celu organizacji udziału dziecka w wydarzeniu, potwierdzenia zgłoszenia, kontaktu organizacyjnego, zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia list uczestników oraz realizacji obowiązków prawnych organizatora.

W przypadku, gdy wymagają tego przepisy lub charakter wydarzenia, udział dziecka może wymagać zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

Wizerunek dzieci utrwalany podczas wydarzeń będzie wykorzystywany wyłącznie wtedy, gdy istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda rodzica lub opiekuna prawnego, albo gdy zdjęcie lub nagranie ma charakter ogólny i dokumentacyjny.

IX. Dokumentacja fotograficzna i video

Podczas festiwalu mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania video dokumentujące przebieg wydarzenia.

Materiały te mogą być wykorzystywane w celach informacyjnych, promocyjnych, dokumentacyjnych, archiwalnych i sprawozdawczych. Mogą być publikowane między innymi na stronie internetowej festiwalu, w mediach społecznościowych, materiałach prasowych, materiałach promocyjnych oraz dokumentacji projektowej.

W przypadku ujęć ogólnych z wydarzeń publicznych podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na dokumentowaniu i promowaniu festiwalu.

W przypadku ujęć indywidualnych, sesji zdjęciowych, wypowiedzi do kamery, wywiadów lub materiałów z wyraźnym udziałem dzieci administrator może poprosić o osobną zgodę.

Osoba, która nie chce, aby jej wizerunek był utrwalany lub publikowany, może zgłosić to organizatorowi.

X. Hosting i bezpieczeństwo strony

Strona internetowa festiwalu jest utrzymywana na serwerach dostawcy hostingu cyber_Folks.

W związku z techniczną obsługą strony cyber_Folks może przetwarzać dane znajdujące się na stronie lub przekazywane za jej pośrednictwem, w tym dane z formularzy, dane techniczne, logi serwera, dane zamówień oraz inne dane konieczne do prawidłowego działania strony.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia dostępu do strony, certyfikat SSL, aktualizację oprogramowania oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

XI. Logi serwera

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być automatycznie zapisywane informacje techniczne, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, typ przeglądarki, system operacyjny, adres odwiedzanej strony, źródło przejścia na stronę oraz informacje o błędach.

Dane te są wykorzystywane w celu administrowania stroną, zapewnienia jej bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, diagnozowania problemów technicznych oraz tworzenia statystyk działania serwisu.

XII. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii.

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika. Mogą być wykorzystywane do zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania sesji użytkownika, zapamiętania ustawień, obsługi sklepu, prowadzenia statystyk, analizy ruchu oraz działań marketingowych.

Strona może korzystać z cookies własnych oraz cookies podmiotów zewnętrznych, w szczególności dostawców narzędzi analitycznych, marketingowych, społecznościowych, płatniczych, video lub map.

W ramach strony mogą być stosowane cookies sesyjne, które są usuwane po zamknięciu przeglądarki, oraz cookies stałe, które są przechowywane przez określony czas lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika.

Użytkownik może zarządzać cookies z poziomu ustawień przeglądarki albo, jeśli na stronie został wdrożony baner zgód, z poziomu ustawień dostępnych na stronie.

Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony, w szczególności koszyka, konta użytkownika, płatności, formularzy lub ustawień strony.

XIII. Narzędzia analityczne i marketingowe

Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych, takich jak Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel lub inne podobne narzędzia.

Narzędzia te mogą zbierać informacje o sposobie korzystania ze strony, źródłach wejścia, odwiedzanych podstronach, działaniach użytkownika, urządzeniu, przeglądarce oraz skuteczności kampanii promocyjnych.

Dane te mogą być wykorzystywane do analizy ruchu, poprawy działania strony, mierzenia skuteczności działań promocyjnych oraz prowadzenia komunikacji marketingowej.

Jeśli korzystanie z danego narzędzia wymaga zgody użytkownika, dane będą przetwarzane dopiero po jej wyrażeniu.

XIV. Media społecznościowe

Administrator może prowadzić profile festiwalu w mediach społecznościowych, w szczególności na platformach takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube lub Vimeo.

Dane osób, które obserwują profile, komentują wpisy, reagują na treści, udostępniają materiały lub wysyłają wiadomości, mogą być przetwarzane w celu prowadzenia komunikacji, promowania festiwalu, informowania o wydarzeniach oraz budowania społeczności wokół festiwalu.

Korzystanie z mediów społecznościowych odbywa się również zgodnie z zasadami prywatności danej platformy.

XV. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym administratora w organizacji festiwalu i obsłudze strony internetowej.

Mogą to być w szczególności:

• dostawca hostingu cyber_Folks,
• dostawca systemu newsletterowego GetResponse,
• operatorzy płatności, w tym Przelewy24 i usługi płatnicze WooCommerce,
• dostawcy narzędzi sklepowych WooCommerce,
• platforma FilmFreeway,
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych,
• dostawcy poczty elektronicznej,
• podmioty świadczące usługi informatyczne,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub administracyjne,
• podmioty współpracujące przy organizacji festiwalu,
• fotografowie, operatorzy video i realizatorzy materiałów promocyjnych,
• podmioty obsługujące wydarzenia, warsztaty, akredytacje lub rejestracje.

Dane mogą być także udostępniane właściwym organom publicznym, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

XVI. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre narzędzia wykorzystywane przez administratora mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Może to dotyczyć w szczególności narzędzi analitycznych, marketingowych, newsletterowych, społecznościowych, video, zgłoszeniowych lub płatniczych.

W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, takich jak standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne mechanizmy przewidziane przez prawo.

XVII. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane.

Dane związane z korespondencją są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane związane z newsletterem są przechowywane do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji.

Dane związane z zakupem biletów i dokumentacją księgową są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.

Dane związane ze zgłoszeniami filmów są przechowywane przez czas trwania naboru, selekcji, realizacji festiwalu, a następnie przez okres potrzebny do celów archiwalnych, dokumentacyjnych, sprawozdawczych lub dochodzenia roszczeń.

Dane związane z udziałem w warsztatach są przechowywane przez czas potrzebny do organizacji wydarzenia, jego rozliczenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dokumentacja fotograficzna i video może być przechowywana przez okres prowadzenia działalności informacyjnej, promocyjnej, dokumentacyjnej i archiwalnej festiwalu.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

XVIII. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu,
• prawo wycofania zgody, jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Aby skorzystać z tych praw, należy skontaktować się z administratorem pod adresem: stowarzyszenie@filmeter.pl.

Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

XIX. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe mogą być wykorzystywane do profilowania w zakresie działań marketingowych lub analitycznych, na przykład w celu mierzenia skuteczności kampanii, dopasowania komunikacji lub tworzenia statystyk.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

XX. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany narzędzi wykorzystywanych na stronie, zmiany sposobu organizacji festiwalu albo rozszerzenia funkcjonalności strony.

Aktualna wersja polityki prywatności jest dostępna na stronie internetowej ETER Anima Festival.